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Online-Elternbrief-Versand
Der digitale Elternbrief per E-Mail
Machen Sie Schluss mit dem lästigen Kopieren, Verteilen und Einsammeln von Elternbriefen und starten Sie mit edjufy in die Welt der digitalen Information.
Mit Hilfe des digitalen Elternbrief-Versands von edjufy wird die Digitalisierung zum Kinderspiel und Sie erreichen die Eltern und Erziehungsberechtigten Ihrer Schüler:innen schnell, zuverlässig und unkompliziert.
Unser System zum Online-Versand von Elternbriefen spart Ihnen hierbei nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Druck- und Papierkosten. Das lästige und zeitraubende Austeilen und Einsammeln während des Unterrichts entfällt. Lehrkräfte müssen sich hierum nicht mehr kümmern und können sich wieder auf das Wesentliche - den Unterricht der Schüler:innen - konzentrieren.
Der Versand per E-Mail ist umweltfreundlicher und spart Druck- und Papierkosten im Vergleich zum herkömmlich ausgedruckten Elternbrief. So werden keine wertvollen Ressourcen für etwas verschwendet, was früher oder später im Papiermüll landet.
Durch unsere DSGVO-konforme Lösung können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Elternbriefe sicher, zuverlässig und im Einklang mit dem deutschen Datenschutzrecht versenden. Damit leistet Ihre Schule gleichzeitig auch noch einen Beitrag zum Umweltschutz. Vertrauliche Inhalte markieren Sie als sensible Daten: Dann zeigt die E-Mail nur den Titel, Nachricht und Anhänge sehen die Eltern erst nach der Anmeldung in edjufy. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein.
Eltern ohne E-Mail-Adresse oder Internet-Zugang informieren
Auch Familien ohne E-Mail-Adresse oder Internet-Zugang erhalten alle wichtigen Informationen zum Schulalltag ihres Kindes. Nach dem Versand zeigt Ihnen edjufy in der Negativliste alle Schüler:innen, deren Familien Sie über edjufy nicht erreichen. Die Liste laden Sie als Excel-, CSV- oder PDF-Datei herunter.
Für diese Familien laden Sie den Elternbrief als Serienbrief herunter, mit einem Exemplar pro Schüler:in zum Ausdrucken. Haben Sie die Briefe ausgeteilt und die Kenntnisnahmen auf Papier zurückerhalten, halten Sie das in edjufy fest, für einzelne Schüler:innen oder eine ganze Klassengruppe. So bleibt Ihr Überblick über die Zustellung vollständig.
Wie viel Zeit und Papier spart eine Schule mit edjufy?
Eine fiktive Schule mit 19 Klassen verteilt 9 Elternbriefe pro Klasse und Schuljahr. Jeder Elternbrief umfasst durchschnittlich 3 Seiten und 28 Exemplare pro Klasse. Dadurch ergibt sich ein Papierverbrauch von knapp 15.000 Seiten, die bei Familien, die über edjufy erreichbar sind, eingespart werden können.
Benötigt eine Lehrkraft für das Austeilen des Elternbriefs 3 Minuten und für das Einsammeln und die Überprüfung auf Vollständigkeit der Kenntnisnahmen, 4 Minuten in drei folgenden Unterrichtseinheiten, so ergibt sich bei 19 Klassen ein Ausfall von über 6 Unterrichtsstunden pro Elternbrief.
Flexible Empfängerauswahl
Die Empfänger einer Elternnachricht lassen sich mit edjufy ganz leicht und individuell zusammenstellen. Sie als Lehrer:in können so z. B. ganze Jahrgangsstufen, Klassen oder einzelne Klassengruppen frei und flexibel miteinander kombinieren. Darüber hinaus können Sie auch schulinterne Benutzer:innen aus selbst definierten Gruppen in den Empfängerkreis Ihres Elternbriefs mit aufnehmen.
Beispiele für Benutzer:innen-Gruppen sind:
- Lehrer:innen einer bestimmten Fachschaft
- das Sekretariatsteam
- Hausmeister:innen / Haustechniker:innen
- Schulsozialarbeiter:innen
Sofern gewünscht, kann der Versand von Elternbriefen über Berechtigungen eingeschränkt werden. So können z. B. Lehrkräfte einen Elternbrief als Entwurf vorbereiten, den dann die Schulleitung versendet.
Alle Erziehungsberechtigten eines Kindes erreichen
Mit edjufy müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, ob alle Eltern und Erziehungsberechtigten eines Kindes den Elternbrief erhalten haben.
Als Lehrer:in wählen Sie im Versandprozess lediglich eine Klasse oder eine Klassengruppe aus. edjufy verschickt dann die Elternnachricht an alle Erziehungsberechtigten, die bei den Kindern der ausgewählten Klassen bzw. Klassengruppen hinterlegt sind. Betrifft der Brief mehrere Kinder einer Familie, erhalten die Eltern ihn nur einmal. Kommt später eine weitere erziehungsberechtigte Person hinzu, ist sie beim nächsten Brief automatisch dabei.
Kenntnisnahmen digital erfassen
Eine der wichtigsten Funktionen des digitalen Elternbriefs ist das Kenntnisnahme-Management. edjufy protokolliert für jede Empfängerin und jeden Empfänger vier Status: Gesendet, Empfangen, Gelesen und Beantwortet. Ein Ampel-System fasst alles übersichtlich zusammen, für den ganzen Brief, jede Klasse und jede einzelne Schüler:in. So sind Sie als Schule stets in der Lage, den Versand und die Zustellung eines Elternbriefs rechtssicher für jeden Empfänger nachzuweisen.
Brauchen Sie einen sicheren Nachweis, wählen Sie die Erweiterte Lesebestätigung: Die Eltern bestätigen dann ausdrücklich, dass sie den Brief zur Kenntnis genommen haben, wie beim Abschnitt zum Abtrennen auf dem Papier-Elternbrief. Wer noch nicht reagiert hat, erhält auf Ihren Klick eine Erinnerung per E-Mail.
Individuelle Optionen für Antwortformulare hinzufügen
Während der Erstellung des Elternbriefs haben Sie die Möglichkeit, ein interaktives und individuelles Antwortformular zu erstellen. Dadurch können Sie neben der reinen Kenntnisnahme auch eine Rückmeldung wie z. B. die genaue Anzahl an Teilnehmer:innen zum Sommerfest erfassen.
Anzahl und Art der Fragen legen Sie für jeden Elternbrief selbst fest: Text, Auswahl oder Zahl. edjufy bereitet die Ergebnisse für Sie auf, mit Kennzahlen zu abgegebenen und ausstehenden Antworten, Diagrammen zu den Auswahlfragen und einer Tabelle aller Antworten. So bleibt der Verwaltungsaufwand für Sie so gering wie möglich.
Alternativ exportieren Sie alle Antworten der Empfänger:innen als Excel-, CSV- oder PDF-Datei und verarbeiten sie weiter.
Wir legen sehr großen Wert auf Datenschutz & IT-Sicherheit
Erfahren Sie mehr über das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit in unserem edjufy Sicherheitsversprechen.
Elternbriefe online abrufen
Neben dem E-Mail-Versand von Elternbriefen bietet edjufy auch die Möglichkeit, diese während des gesamten Schuljahres online einzusehen. So können Erziehungsberechtigte alle erhaltenen Elternbriefe der Kinder im edjufy Portal einsehen. Gleiches gilt natürlich auch für Lehrer:innen und Nutzer:innen aus der Verwaltung.
Neue Schüler:innen im laufenden Schuljahr
Einen besonderen Service können Sie als Schule jenen Eltern bieten, die im laufenden Schuljahr zu Ihnen wechseln. Mit edjufy sehen diese Eltern alle Elternbriefe, die die Klasse bzw. Klassengruppe bereits erhalten hat. So haben die Eltern automatisch Zugang zu den organisatorischen Elternbriefen vom Schuljahresanfang wie z. B. Materiallisten, Wahlfächer und geplanten Veranstaltungen.
