Absenzenverwaltung für Schulen

Ihre Lehrkräfte und Ihr Sekretariat investieren tagtäglich viel Aufwand und Zeit in die Fehlzeitenverwaltung der Schule. Morgens reichen Erziehungsberechtigte im Sekretariat Krankmeldungen für Schüler:innen ein. Lehrkräfte überprüfen zu Unterrichtsbeginn die Absenzen in der Schule und das Sekretariat gleicht sie mit vorhandenen Entschuldigungen ab. Wie kann hier die digitale Absenzenverwaltung Software edjufy die Fehlzeiten Ihrer Schule optimieren?

edjufy automatisiert und digitalisiert das Absenzenmanagement in der Schule. Ihre Prozesse werden dadurch viel effizienter, schneller und schlanker. Sie sind zudem rechtssicher und datenschutzkonform. Sowohl Ihre Lehrkräfte als auch Ihr Sekretariat werden deutlich entlastet und haben so mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Doch was genau leistet die edjufy Fehlzeitenmanagement Software für Ihre Schule? Was macht edjufy konkret, um die Absenzenverwaltung in Ihrer Schule effizienter zu machen?

Das zentrale Prinzip von edjufy ist die intelligente Digitalisierung. Daher ist auch die Absenzenverwaltung unter anderem mit dem Digitalen Klassenbuch, der Online Entschuldigung und dem digitalen Antrag auf Beurlaubung verknüpft. Dadurch wird es möglich, den gesamten Prozess der Abwesenheiten-Verwaltung erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen. In den folgenden Abschnitten werden Sie genau erkennen, welche Mehrwerte und Vorteile Ihnen Ihre neue edjufy Fehlzeiten Software für die Schule bringen wird.

Grundsätzlich unterscheidet edjufy klar zwischen einer Abwesenheit und einer Entschuldigung: 

• Eine Abwesenheit ist ein Fakt, der von einer Lehrkraft festgestellt wurde
• Eine Entschuldigung ist der Grund für eine Abwesenheit, die von einem oder einer Erziehungsberechtigten mitgeteilt wurde. Sie rechtfertigt eine Abwesenheit

Farblich eindeutige Kennzeichnungen und Symbole spezifizieren die Art der Abwesenheit in der Absenzenverwaltung genau. Rot steht z.B. für „unbekannt“ und somit für eine Abwesenheit mit unbekanntem Status. So haben Sie immer alles ganz genau im Blick.

Vor Unterrichtsbeginn reichen Erziehungsberechtigte Krankmeldungen für ihre Kinder in Form einer Online-Entschuldigung bei edjufy ein. Volljährige Schüler:innen übernehmen das in eigener Regie. Dadurch werden telefonische Krankmeldungen obsolet.

Erziehungsberechtigte oder erwachsene Schüler:innen ohne Internetzugang bleiben selbstverständlich nicht auf der Strecke. Sie können natürlich weiter Ihren Nachwuchs bzw. sich selbst telefonisch entschuldigen. In diesen Ausnahmefällen trägt das Sekretariat die Krankmeldung in edjufy ein.

Wenn Schüler:innen aus speziellen Gründen vom Unterricht beurlaubt werden sollen, dann können Erziehungsberechtigte oder volljährige Schüler:innen eigenständig einen Antrag auf Beurlaubung stellen.
 

Da die Krankmeldungen mit edjufy digital erfolgen, wird das Telefon in Ihrem Sekretariat so deutlich seltener klingeln. Ihre Mitarbeiter:innen haben dadurch

• viel weniger Arbeit, Arbeitsdruck und Stress 
• mehr Ruhe zum Arbeiten und sie spüren eine erhebliche Entlastung
• immer und zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Informationen 
• frei gewordene Zeitfenster, die nun für andere Aufgaben und Tätigkeiten genutzt werden können

edjufy, die neue Abwesenheiten Software für die Schule, reduziert den Verwaltungsaufwand für das Sekretariat erheblich – doch wie genau?
 

Das Sekretariat hat in der Absenzenverwaltung eine Tagesansicht. Dort sehen Mitarbeiter:innen 

• alle Schüler:innen sofort, die unentschuldigt fehlen („Abwesenheiten mit unbekanntem Status“/„Vermisstenliste“). Die „Vermisstenliste“ zeigt auf einen Blick an, wo es sofortigen Handlungsbedarf gibt, wie beispielsweise bei Grundschülern, wo Sie eine ganz besondere Verantwortung tragen.
• „Alle Abwesenheiten des Tages“

In der Tagesansicht der Absenzenverwaltung gibt es zwei Bearbeitungsoptionen:

• Abwesenheiten erfassen
• Abwesenheiten beenden und Entschuldigung erstellen

In der Ansicht „Erfassen“ der Absenzenverwaltung sieht man in der Tages- und Klassenansicht Abwesenheiten, die bereits im Digitalen Klassenbuch erfasst worden sind (Interoperabilität).

Das Sekretariat muss händisch keinerlei Nachträge mehr machen aus Absenzenzetteln, die bisher von Schüler:innen überbracht wurden. Das spart nicht nur Arbeit, denn so werden auch Erfassungs- und Übertragungsfehler ausgeschlossen. 

Und wie bereits erwähnt: Das allmorgendliche Dauerklingeln des Telefons hat ein Ende, da Erziehungsberechtigte ihre Zöglinge online entschuldigen. Sie gewinnen so nicht nur mehr Ruhe und Konzentration im Sekretariat, sondern es gibt auch keinerlei Probleme mehr wegen Sprachbarrieren z.B. bei Familien mit Migrationshintergrund, da die edjufy Plattform mehrsprachig ist.

Wenn bereits durch eine Lehrkraft eine Absenz im System eingetragen wurde und dann eine Krankmeldung durch Erziehungsberechtigte erfolgt, werden beide Informationen automatisch miteinander verknüpft.

Das Sekretariat kann sich auch die Postleitzahlen der Schüler:innen in der „Vermisstenliste“ anzeigen lassen. So kann man beispielsweise erkennen, ob die aktuell fehlenden Schüler:innen aus derselben Gegend stammen. Das kann beispielsweise darauf hindeuten, dass ein Bus aktuell im Stau steht oder womöglich eine Panne hat.

Wie Sie sehen, sorgt die Absenzenverwaltung von edjufy für erheblich verbesserte Arbeitsabläufe im Sekretariat. Das erhöht die Effizienz massiv und sorgt zudem für eine deutliche Vereinfachung des Arbeitsalltags.

Zu Unterrichtsbeginn steht in der Schule die Prüfung von Absenzen an. Lehrkräfte tragen die Abwesenheiten von Schüler:innen in das Digitale Klassenbuch ein. Die Absenzen werden dabei offen angelegt mit einer flexiblen Endzeit. Sie können im Handumdrehen wieder geschlossen werden, wenn Schüler:innen zum Beispiel erst ein paar Minuten später in den Unterricht kommen oder wenn ihr Bus Verspätung hat.

Mit der Absenzenverwaltung von edjufy haben Lehrkräfte

• mehr Zeit für den Unterricht
• viel mehr Ruhe zum Arbeiten – auch weil die Botengänge wegen Absenzenzetteln von Schüler:innen in das Sekretariat wegfallen
• jederzeit und überall Zugriff auf alle maßgebenden Informationen

edjufy hat Lehrkräften noch viel mehr zu bieten als reine Absenzenverwaltung. Erfahren Sie, was edjufy für Lehrkräfte sonst noch leistet.
 

Neben der klassischen Erfassung und Verwaltung von Fehlzeiten, bietet edjufy auch die Möglichkeit, die hinterlegten Fehlzeiten zu exportieren. Dies kann eine klassische Excel-Datei, ein PDF oder ein spezieller Export für Drittanbieter-Software wie z. B. den beSoft Notenmanager sein.

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Schule jederzeit datenschutzkonform arbeitet. Wir von edjufy garantieren Ihnen, dass all Ihre Daten bei uns absolut sicher sind. Wir arbeiten zu 100 % DSGVO-konform und erfüllen alle Vorgaben der Schulgesetze der einzelnen Bundesländer.

edjufy wird nur in Deutschland entwickelt und ausschließlich auf Servern von T-Systems mit Standort Deutschland gehostet, die mehrfach C5- und ISO-zertifiziert worden sind. Sie erfüllen natürlich auch alle Anforderungen hinsichtlich der DSGVO. Die Rechenzentren leisten zudem auch ihren Beitrag zur Klimaneutralität, da sie komplett CO2-neutral laufen. 

edjufy wurde zudem eingehend durch den deutschen TÜV geprüft hinsichtlich der Informations- und Cybersicherheit.