Absenzenverwaltung für Schulen

Ihre Lehrkräfte und Ihr Sekretariat investieren tagtäglich viel Aufwand und Zeit in die Fehlzeitenverwaltung der Schule. Morgens reichen Erziehungsberechtigte im Sekretariat Krankmeldungen für Schüler:innen ein. Lehrkräfte überprüfen zu Unterrichtsbeginn die Absenzen in der Schule und das Sekretariat gleicht sie mit vorhandenen Entschuldigungen ab. Wie kann hier die Software edjufy die Fehlzeitenverwaltung Ihrer Schule verbessern?

edjufy automatisiert und digitalisiert das Absenzenmanagement in der Schule. Ihre Prozesse werden dadurch viel effizienter, schneller und schlanker. Sie sind zudem rechtssicher und datenschutzkonform. Sowohl Ihre Lehrkräfte als auch Ihr Sekretariat werden deutlich entlastet und haben so mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Doch was genau leistet edjufy für Ihre Schule? Was macht edjufy konkret, um die Absenzenverwaltung in Ihrer Schule effizienter zu machen?

Das zentrale Prinzip von edjufy ist die intelligente Digitalisierung. Daher ist auch die Absenzenverwaltung unter anderem mit dem Digitalen Klassenbuch, der Online Entschuldigung und dem digitalen Antrag auf Beurlaubung verknüpft. Dadurch wird es möglich, den gesamten Prozess der Abwesenheiten-Verwaltung erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen. In den folgenden Abschnitten werden Sie genau erkennen, welche Mehrwerte und Vorteile Ihnen edjufy für die Fehlzeitenverwaltung Ihrer Schule bringt.

Grundsätzlich unterscheidet edjufy klar zwischen einer Abwesenheit und einer Entschuldigung:

• Eine Abwesenheit ist ein Fakt, der von einer Lehrkraft oder dem Sekretariat festgestellt wurde,
• Eine Entschuldigung ist der Grund für eine Abwesenheit, die von einem oder einer Erziehungsberechtigten mitgeteilt wurde. Sie rechtfertigt eine Abwesenheit

Farblich eindeutige Kennzeichnungen und Symbole spezifizieren die Art der Abwesenheit in der Absenzenverwaltung genau. Der Status „Unbekannt“ zeigt eine Abwesenheit ohne Entschuldigung, die noch geprüft werden muss. So haben Sie immer alles ganz genau im Blick.

Vor Unterrichtsbeginn reichen Erziehungsberechtigte Krankmeldungen für ihre Kinder in Form einer Online-Entschuldigung bei edjufy ein. Volljährige Schüler:innen übernehmen das in eigener Regie. Dadurch werden telefonische Krankmeldungen deutlich seltener.

Erziehungsberechtigte oder erwachsene Schüler:innen ohne Internetzugang bleiben selbstverständlich nicht auf der Strecke. Sie können natürlich weiter Ihren Nachwuchs bzw. sich selbst telefonisch entschuldigen. In diesen Ausnahmefällen trägt das Sekretariat die Krankmeldung in edjufy ein.

Wenn Schüler:innen aus speziellen Gründen vom Unterricht beurlaubt werden sollen, dann können Erziehungsberechtigte oder volljährige Schüler:innen eigenständig einen Antrag auf Beurlaubung stellen.

Da die Krankmeldungen mit edjufy digital erfolgen, wird das Telefon in Ihrem Sekretariat so deutlich seltener klingeln. Ihre Mitarbeiter:innen haben dadurch

• weniger Arbeit durch weniger Telefonate,
• mehr Ruhe zum Arbeiten und sie spüren eine Entlastung,
• immer und zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Informationen,
• frei gewordene Zeitfenster, die nun für andere Aufgaben und Tätigkeiten genutzt werden können

edjufy reduziert den Verwaltungsaufwand für das Sekretariat erheblich. Doch wie genau?

Das Sekretariat hat in der Absenzenverwaltung eine Tagesansicht. Dort sehen Mitarbeiter:innen

• alle Abwesenheiten, für die noch keine Entschuldigung vorliegt („Abwesenheiten mit unbekannten Status“), und damit auf einen Blick, wo es sofortigen Handlungsbedarf gibt, wie beispielsweise bei Grundschüler:innen, für die Sie eine ganz besondere Verantwortung tragen
• „Alle Abwesenheiten des Tages“

In der Tagesansicht der Absenzenverwaltung erledigen Sie die nächsten Schritte direkt in der Liste:

• offene Abwesenheiten beenden, wenn eine Schüler:in später kommt
• nach einem Anruf der Eltern direkt eine Entschuldigung erzeugen
• Abwesenheiten als unentschuldigt markieren

In der Ansicht „Erfassung“ der Absenzenverwaltung wählen Sie eine Schüler:in und sehen sofort ihre Abwesenheiten und Entschuldigungen des Tages, auch die Abwesenheiten, die Lehrkräfte bereits im Digitalen Klassenbuch erfasst haben (Interoperabilität). So vermeiden Sie doppelte Einträge.

Das Sekretariat muss händisch keine Nachträge mehr machen aus Absenzenzetteln, die bisher von Schüler:innen überbracht wurden. Das spart nicht nur Arbeit, so werden auch Erfassungs- und Übertragungsfehler vermieden.

Und wie bereits erwähnt: Das allmorgendliche Dauerklingeln des Telefons hat ein Ende, da Erziehungsberechtigte ihre Kinder online entschuldigen. Sie gewinnen so mehr Ruhe und Konzentration im Sekretariat. Und weil edjufy neben Deutsch auch auf Englisch verfügbar ist und jede Person ihre Sprache selbst wählt, kommen auch Familien gut zurecht, die sich auf Englisch leichter tun.

Wenn bereits durch eine Lehrkraft eine Absenz im System eingetragen wurde und dann eine Krankmeldung durch Erziehungsberechtigte erfolgt, werden beide Informationen automatisch miteinander verknüpft.

In der Tagesansicht sieht das Sekretariat außerdem Postleitzahl und Wohnort der fehlenden Schüler:innen. So kann man beispielsweise erkennen, ob die aktuell fehlenden Schüler:innen aus derselben Gegend stammen. Das kann beispielsweise darauf hindeuten, dass ein Bus aktuell im Stau steht oder womöglich eine Panne hat.

Wie Sie sehen, spart die Absenzenverwaltung von edjufy Zeit im Sekretariat und vereinfacht den Arbeitsalltag.

Zu Unterrichtsbeginn steht in der Schule die Prüfung von Absenzen an. Lehrkräfte tragen die Abwesenheiten von Schüler:innen in das Digitale Klassenbuch ein. Die Absenzen werden dabei offen angelegt mit einer flexiblen Endzeit. Sie können im Handumdrehen wieder geschlossen werden, wenn Schüler:innen zum Beispiel erst ein paar Minuten später in den Unterricht kommen oder wenn ihr Bus Verspätung hat.

Mit der Absenzenverwaltung von edjufy haben Lehrkräfte

• mehr Zeit für den Unterricht,
• viel mehr Ruhe zum Arbeiten, auch weil die Botengänge wegen Absenzenzetteln von Schüler:innen in das Sekretariat wegfallen,
• jederzeit und überall Zugriff auf alle maßgebenden Informationen

edjufy hat Lehrkräften noch viel mehr zu bieten als reine Absenzenverwaltung. Erfahren Sie, was edjufy für Lehrkräfte sonst noch leistet.

Neben der klassischen Erfassung und Verwaltung von Fehlzeiten bietet edjufy auch die Möglichkeit, die hinterlegten Abwesenheiten zu exportieren, als Excel-, CSV- oder PDF-Datei, zum Beispiel für Zeugniskonferenzen oder die Weitergabe an die Schulverwaltung. Für Auswertungen nach Stunden oder Tagen exportieren Sie die berechneten Fehlstunden und Fehltage.

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Schule jederzeit datenschutzkonform arbeitet. Wir von edjufy garantieren Ihnen, dass all Ihre Daten bei uns absolut sicher sind. Wir arbeiten zu 100 % DSGVO-konform und erfüllen alle Vorgaben der Schulgesetze der einzelnen Bundesländer. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die Datenschutzerklärungen und alles Weitere zu Datenschutz und IT-Sicherheit finden Sie in unserem Sicherheitsversprechen.

edjufy wird nur in Deutschland entwickelt und ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. Hetzner ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und nutzt in seinen deutschen Rechenzentren laut eigener Angabe Strom aus nachhaltigen Quellen.

edjufy wurde zudem eingehend durch den deutschen TÜV (TÜV Hessen, freiwilliges Überwachungs-Audit) hinsichtlich der Informations- und Cybersicherheit geprüft.