Zeitfenster automatisch erzeugen, Lehrkräfte und Klassen einladen, Eltern buchen selbst. Vor Ort, als Online-Meeting oder am Telefon.
Telefon:
+49 (0) 89 215 44 66 44
E-Mail:
hello@edjufy.com
-
Elternsprechtag online organisieren
Elternsprechtag online organisieren statt Terminzettel verteilen
Drei Wochen vor dem Elternsprechtag gehen in 24 Klassen Terminzettel nach Hause. Zurück kommen sie zerknittert und mit doppelt angekreuzten Uhrzeiten, und im Sekretariat entsteht aus Hunderten Wünschen ein Plan, den am Abend vorher noch drei Familien ändern wollen.
Mit edjufy organisieren Sie den Elternsprechtag online: Die Schulleitung legt den Tag einmal an, edjufy erzeugt die Zeitfenster für alle Lehrkräfte, und Eltern buchen ihre Termine selbst, im Browser oder in der edjufy Mobile App. Vor Ort, als Online-Meeting oder am Telefon.
Weil der Elternsprechtag Teil Ihrer Schulplattform ist, kennt edjufy Klassen, Kurse, Lehrkräfte und Erziehungsberechtigte bereits. Sie pflegen keine Listen und verschicken keine Links. Wie ein guter Elternsprechtag abläuft und wie sich Eltern und Lehrkräfte vorbereiten, lesen Sie im Ratgeber Elternsprechtag.
Wir legen sehr großen Wert auf Datenschutz & IT-Sicherheit
Alle Daten Ihres Elternsprechtags bleiben in Ihrer Schulplattform, auf Servern in Deutschland im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. edjufy ist DSGVO-konform, ein externes Termintool brauchen Sie nicht.
In fünf Schritten zum Elternsprechtag
Elternsprechtag anlegen
Als Administrator legen Sie den Elternsprechtag mit Titel, Datum und Beschreibung an und wählen die Art des Veranstaltungsorts: vor Ort, als Online-Meeting oder telefonisch. Optional legen Sie fest, bis wann Eltern buchen dürfen, und hinterlegen Teilnahmebedingungen, die Eltern vor der ersten Buchung akzeptieren.
Bis zur Veröffentlichung bleibt alles ein Entwurf. Sie bereiten den Tag in Ruhe vor, ohne dass Eltern oder Lehrkräfte schon etwas sehen.
Lehrkräfte, Räume, Klassen und Kurse auswählen
Im nächsten Schritt wählen Sie die teilnehmenden Lehrkräfte aus und tragen für jede den Raum ein, bei einem Online-Sprechtag den Meeting-Link. Danach bestimmen Sie, welche Klassen und Kurse eingeladen sind, nach Jahrgangsstufe sortiert und auf Wunsch alle mit einem Klick.
Eingeladen sind damit alle Erziehungsberechtigten der Schüler:innen dieser Klassen und Kurse. Sind für ein Kind mehrere Erziehungsberechtigte hinterlegt, etwa bei getrennt lebenden Eltern, bekommen alle die Einladung.
Zeitfenster automatisch erzeugen
Statt Terminraster von Hand zu bauen, geben Sie Startzeit, Endzeit, Dauer pro Zeitfenster (2 bis 60 Minuten) und die gewünschten Pausen pro Stunde an. edjufy erzeugt daraus die Zeitfenster für alle teilnehmenden Lehrkräfte in einem Schritt.
Einzelne Zeitfenster markieren Sie anschließend als Pause oder schulintern, etwa für Gespräche, die die Schule selbst vergibt. Über die Pfeile im Raster ändern Sie eine ganze Zeile oder Spalte auf einmal.
Veröffentlichen und alle einladen
Mit einem Klick auf Elternsprechtag veröffentlichen verschickt edjufy die Einladung per E-Mail an die Erziehungsberechtigten, an Schüler:innen mit eigenem Login und an die teilnehmenden Lehrkräfte. In edjufy selbst erscheint die Einladung zusätzlich als Benachrichtigung.
Konnte eine E-Mail nicht zugestellt werden, zeigt der Tab E-Mail-Fehler Schüler:in, Empfänger und Grund. So wissen Sie, welche Familie Sie auf anderem Weg erreichen müssen.
So buchen Eltern ihren Termin
Termine online buchen, rund um die Uhr
Erziehungsberechtigte öffnen den Elternsprechtag in edjufy und wählen ihr Kind, die Lehrkraft und ein freies Zeitfenster. Ein Klick auf Buchen, und der Termin steht mit Raum unter Ihre Buchungen. Für Geschwister und weitere Lehrkräfte wiederholen sie das einfach.
- pro Kind ein Termin bei jeder teilnehmenden Lehrkraft,
- zwei Termine zur selben Uhrzeit bei verschiedenen Lehrkräften lässt edjufy nicht zu,
- nach Ablauf der Buchungsfrist sind keine neuen Buchungen mehr möglich,
- eigene Buchungen können Eltern selbst wieder stornieren
Gebuchte Termine erscheinen außerdem im Dashboard unter Anstehende Termine. Schüler:innen mit eigenem Login können ihre Termine auch selbst buchen.
Vor Ort, Online-Meeting oder Telefon
Nicht jeder Elternsprechtag findet im Klassenzimmer statt. Bei einem Online-Meeting sehen Eltern zu ihrer Buchung den Meeting-Link der Lehrkraft. Bei einem telefonischen Sprechtag geben sie beim Buchen die Telefonnummer an, unter der die Lehrkraft sie erreicht.
So können auch Eltern teilnehmen, die am Nachmittag arbeiten oder weiter weg wohnen. Gebucht wird überall gleich, im Browser und in der edjufy Mobile App für iOS und Android.
Ihr nächster Elternsprechtag ohne Terminzettel
Testen Sie edjufy an Ihrer Schule 3 Monate kostenlos und unverbindlich.
Überblick für Lehrkräfte und Schulleitung
Alle Buchungen auf einen Blick
Unter Meine Buchungen sehen Lehrkräfte alle ihre Termine mit Uhrzeit, Schüler:in und Erziehungsberechtigtem, dazu ihren Raum oder Meeting-Link. Bei telefonischen Sprechtagen steht die Telefonnummer gleich dabei. Über Schüler:in öffnen springen sie direkt in die 360°-Ansicht des Kindes.
Lehrkräfte können auch selbst für Eltern buchen, zum Beispiel nach einem Anruf. Dafür dürfen sie auch schulinterne Zeitfenster nutzen, und die Buchungsfrist gilt für sie nicht.
Absagen und Ausfälle sauber regeln
Muss ein Termin entfallen, storniert die Lehrkraft die Buchung mit einer Bemerkung für Erziehungsberechtigte, und edjufy informiert die Familie per E-Mail. Fällt eine Lehrkraft aus, stornieren Sie als Administrator ihre Buchungen gesammelt und setzen ihre Zeitfenster auf Pause. Muss der ganze Elternsprechtag ausfallen, sagen Sie ihn ab, und alle Eingeladenen bekommen eine E-Mail.
Wer was darf, regeln fünf Berechtigungen, vom Anzeigen über das Buchen für andere bis zur Administration. In der Nacht nach dem Elternsprechtag schließt edjufy ihn automatisch ab.
Häufige Fragen zum Elternsprechtag online
Wie organisiert man einen Elternsprechtag online?
Mit einer Schulplattform wie edjufy legt die Schulleitung den Termin an, wählt Lehrkräfte sowie Klassen und Kurse und lässt die Zeitfenster automatisch erzeugen. Nach der Veröffentlichung bekommen alle Erziehungsberechtigten eine Einladung per E-Mail und buchen ihre Termine selbst. Lehrkräfte sehen ihre Buchungen direkt in edjufy, Papierlisten entfallen.
Können Eltern bei mehreren Lehrkräften buchen?
Ja. Eltern buchen pro Kind einen Termin bei jeder teilnehmenden Lehrkraft. edjufy verhindert, dass sie zur selben Uhrzeit zwei Termine bei verschiedenen Lehrkräften buchen. Planen Sie zwischen zwei Terminen etwas Zeit für den Raumwechsel ein.
Wie lange dauert ein Termin am Elternsprechtag?
Das legt Ihre Schule fest. In edjufy wählen Sie beim Erzeugen der Zeitfenster eine Dauer zwischen 2 und 60 Minuten, die für alle Lehrkräfte gilt, und auf Wunsch Pausen pro Stunde.
Geht der Elternsprechtag auch online oder per Telefon?
Ja. Beim Anlegen wählen Sie vor Ort, Online-Meeting oder telefonisch. Beim Online-Meeting hinterlegen Sie für jede Lehrkraft einen Meeting-Link, den Eltern bei ihrer Buchung sehen. Beim telefonischen Sprechtag geben Eltern ihre Telefonnummer an.
Ist der Elternsprechtag mit edjufy DSGVO-konform?
Ja. edjufy ist DSGVO-konform und wird auf Servern in Deutschland betrieben, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. Alle Daten bleiben in Ihrer Schulplattform, ein externes Termintool brauchen Sie nicht. Mehr dazu in unserem Sicherheitsversprechen.
Gibt es den Elternsprechtag auch in der App?
Ja. Lehrkräfte, Erziehungsberechtigte und Schüler:innen finden den Elternsprechtag in der edjufy Mobile App für iOS und Android, Schüler:innen unter Sprechtage. Buchen und Stornieren funktioniert dort genauso wie im Browser.
Was ist der Unterschied zu Elterngesprächen?
Der Elternsprechtag ist ein Tag für die ganze Schule mit vielen Lehrkräften, dessen Zeitfenster die Schulleitung zentral erzeugt. Für einzelne, ausführlichere Gespräche wie Lernentwicklungsgespräche gibt es das Modul Elterngespräche, bei dem jede Lehrkraft eigene Zeitfenster anlegt.
