Lernentwicklungsgespräche koordinieren ohne Zettelwirtschaft. Zeitfenster anlegen, Eltern einladen, Buchungen verwalten.
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Elterngespräche einfach online planen
Lernentwicklungsgespräche koordinieren - ohne Papierlisten und Telefonate
Mit edjufy planen Sie Ihre Elterngespräche digital. Einladung, Buchung und Bestätigung laufen per E-Mail und direkt in edjufy, Papierlisten und Rückfragen am Telefon werden seltener.
Mittwochnachmittag im Lehrerzimmer: Die Lernentwicklungsgespräche stehen an, und auf dem Tisch liegt ein Stapel Terminzettel aus der Postmappe. Zwei Familien haben dieselbe Uhrzeit angekreuzt, drei Zettel sind nicht zurückgekommen, und das Sekretariat fragt, ob wirklich alle Eltern informiert wurden.
Elterngespräche sind einer der wichtigsten Bausteine der Bildungspartnerschaft zwischen Schule und Elternhaus. In Bayern kann ein dokumentiertes Lernentwicklungsgespräch an Grundschulen sogar das Zwischenzeugnis der Jahrgangsstufen 1 bis 3 ersetzen (§ 15 Abs. 7 GrSO). In Hamburg ist mindestens ein Lernentwicklungsgespräch pro Schuljahr Pflicht (§ 44 Abs. 3 HmbSG). Umso wichtiger, dass die Organisation reibungslos funktioniert und keine Familie durchs Raster fällt.
Wir legen sehr großen Wert auf Datenschutz & IT-Sicherheit
Alle Daten Ihrer Elterngespräche bleiben auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. Die Terminbuchung läuft direkt in edjufy, ein externes Termintool brauchen Sie nicht. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung und alles Weitere zu Datenschutz und IT-Sicherheit finden Sie im Sicherheitsversprechen.
In drei Schritten zum organisierten Elterngespräch
Gesprächszeitraum festlegen und Lehrkräfte einladen
Als Administrator legen Sie eine neue Elterngespräch-Veranstaltung an. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein, z.B. „Elterngespräche 5. Klassen“, definieren Sie den Zeitraum und hinterlegen Sie eine Beschreibung für Lehrkräfte und Erziehungsberechtigte. Optional konfigurieren Sie eine Buchungsfrist, z.B. 24 Stunden vor dem Termin, damit Lehrkräfte ausreichend Vorlaufzeit für die Gesprächsvorbereitung haben.
Anschließend wählen Sie die teilnehmenden Lehrkräfte aus. Einzeln per Checkbox oder alle auf einmal. Ein Klick auf „Veröffentlichen“ und jede ausgewählte Lehrkraft erhält automatisch eine E-Mail-Einladung mit allen relevanten Informationen zur Veranstaltung.
Schüler:innen auswählen und Zeitfenster definieren
Nach Erhalt der Einladung richten die Lehrkräfte ihr eigenes Gespräch ein. Im ersten Schritt wählen sie die Schüler:innen aus, für die Elterngespräche stattfinden sollen. Im zweiten Schritt definieren sie ihre verfügbaren Zeitfenster: Datum, Startzeit und Endzeit für jedes einzelne Gespräch.
Sobald die Lehrkraft ihr Gespräch veröffentlicht, werden automatisch alle Erziehungsberechtigten der ausgewählten Schüler:innen per E-Mail eingeladen. Dabei berücksichtigt edjufy auch die „Empfänger hinter den Empfängern“: Sind für ein Kind mehrere Erziehungsberechtigte hinterlegt, werden alle benachrichtigt. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, dass Informationen bei getrennt lebenden Elternteilen ankommen.
Eltern buchen bequem online
Erziehungsberechtigte öffnen die Elterngespräche in edjufy und sehen sofort, für welche ihrer Kinder ein Gespräch ansteht. Jedes Kind wird mit Name und zuständiger Lehrkraft aufgeführt.
Mit einem Klick auf „Zeitfenster buchen“ werden alle verfügbaren Termine angezeigt. Wunschtermin auswählen, Buchung bestätigen, fertig. Die Buchungsbestätigung kommt automatisch per E-Mail. Und falls sich Pläne ändern? Gebuchte Zeitfenster können jederzeit wieder storniert werden.
Volle Übersicht für Lehrkräfte - vor, während und nach dem Gespräch
Alle Termine und Buchungen im Blick
In der Detailansicht „Mein Gespräch“ sehen Lehrkräfte auf einen Blick alle angelegten Zeitfenster mit Status, Schülername, Klasse und dem Namen des Erziehungsberechtigten, der gebucht hat. So wissen Sie vor jedem Gespräch genau, wer kommt und für welches Kind.
Muss ein Gespräch dringend stattfinden, aber die Eltern haben noch nicht gebucht? Kein Problem: Lehrkräfte können Zeitfenster auch selbst intern buchen. Diese internen Buchungen unterliegen nicht der konfigurierten Buchungsfrist, sodass auch kurzfristige Termine möglich sind.
Flexibel auf Änderungen reagieren
Pläne ändern sich, das kennt jede Lehrkraft. In edjufy lassen sich Zeitfenster jederzeit ergänzen, löschen oder stornieren. Muss eine einzelne Buchung abgesagt werden, wird der betroffene Erziehungsberechtigte automatisch per E-Mail informiert. Fällt eine Lehrkraft z.B. krankheitsbedingt komplett aus, kann das gesamte Gespräch mit einem Klick abgesagt werden, die Erziehungsberechtigten aller ausgewählten Schüler:innen erhalten dann automatisch eine E-Mail mit dem Grund.
Auch auf Veranstaltungsebene behalten Administratoren die volle Kontrolle. Über den Tab „Alle Gespräche“ sehen sie den Status jeder Lehrkraft: Wer hat bereits Zeitfenster angelegt? Wie viele Schüler:innen sind zugewiesen? Wo stockt es?
Elterngespräche stressfrei organisieren
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie edjufy kostenfrei und unverbindlich an Ihrer Schule.
Einfach und bequem für Erziehungsberechtigte
Online-Buchung statt Zettelwirtschaft
Schluss mit Terminzetteln in der Postmappe und dem Hoffen, dass der Wunschtermin noch frei ist. Mit edjufy erhalten Erziehungsberechtigte eine E-Mail-Einladung, sobald die Lehrkraft das Gespräch veröffentlicht hat. In edjufy sehen sie dann übersichtlich alle verfügbaren Zeitfenster und buchen ihren Wunschtermin mit wenigen Klicks.
Die konfigurierbare Buchungsfrist sorgt dafür, dass Lehrkräfte genügend Vorlaufzeit für die Vorbereitung haben. Bereits gebuchte Termine werden nicht mehr angezeigt, ein Zeitfenster kann also nur einmal gebucht werden. Und falls sich etwas ändert, können gebuchte Zeitfenster jederzeit wieder storniert werden.
Auch in der edjufy Mobile App: Termine immer dabei
Alle Elterngespräche sind auch über die edjufy Mobile App für iOS und Android verfügbar. Termine einsehen, buchen und verwalten, jederzeit und überall, auch unterwegs vom Smartphone aus.
Zusammen mit Elternbriefen, Entschuldigungen und dem Schulkalender haben Erziehungsberechtigte damit alle schulischen Informationen und Termine in einer einzigen App. Kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools, keine zusätzlichen Logins.
Häufige Fragen zu Elterngesprächen
Was ist der Unterschied zwischen Elterngespräch und Elternsprechtag?
Ein Elterngespräch (auch Lernentwicklungsgespräch) ist ein individuelles, ausführliches Gespräch zwischen einer Lehrkraft und den Erziehungsberechtigten über die Entwicklung eines bestimmten Kindes. Wie lange es dauert, legt die Lehrkraft mit ihren Zeitfenstern selbst fest. Ein Elternsprechtag hingegen ist eine schulweite Veranstaltung an einem Tag, bei der Eltern Zeitfenster bei mehreren Lehrkräften buchen können. edjufy bietet für beide Formate ein eigenes Modul an.
Können Lehrkräfte Termine auch selbst vergeben?
Ja. Lehrkräfte können Zeitfenster intern buchen, z.B. wenn ein Gespräch telefonisch vereinbart wurde. Interne Buchungen unterliegen nicht der konfigurierten Buchungsfrist und können jederzeit vorgenommen werden.
Werden alle Erziehungsberechtigten eines Kindes benachrichtigt?
Ja. edjufy benachrichtigt automatisch alle hinterlegten Erziehungsberechtigten eines Kindes, auch wenn mehrere Erziehungsberechtigte registriert sind, z.B. bei getrennt lebenden Eltern. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen informiert werden.
Gibt es eine Buchungsfrist für Erziehungsberechtigte?
Optional. Administratoren können eine Buchungsfrist in Stunden konfigurieren, z.B. 24 oder 48 Stunden vor dem Termin. So haben Lehrkräfte ausreichend Vorlaufzeit für die Gesprächsvorbereitung. Interne Buchungen durch Lehrkräfte sind von der Frist ausgenommen.
Was passiert, wenn eine Lehrkraft ein Gespräch absagen muss?
Die Lehrkraft oder der Administrator kann einzelne Zeitfenster oder das gesamte Gespräch absagen. Alle betroffenen Erziehungsberechtigten werden automatisch per E-Mail über die Absage informiert. Auch eine Absage der gesamten Veranstaltung durch den Administrator ist möglich. In diesem Fall erhalten alle teilnehmenden Lehrkräfte und die Erziehungsberechtigten aller ausgewählten Schüler:innen eine E-Mail mit dem Grund.
Ist die Online-Terminbuchung DSGVO-konform?
Ja. edjufy erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und wird auf Servern in Deutschland betrieben, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein. Anders als bei externen Termintools wie Doodle oder Calendly läuft die Terminbuchung direkt in der Schulplattform. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Sicherheitsversprechen.
